Ідеальний адмін: методики набору адміністративного персоналу у фітнес-клуб

Яке значення ми надаємо дівчатам на рецепції фітнес-клубу? Чи залежить успіх клубу та клієнтоорієнтований підхід від адміністраторів рецепції? Чи впливають адміни на продажі та утримання клієнтів? Чи потрібно приділяти достатньо уваги для пошуку ефективних адміністраторів і хто має за це відповідати?

Одну із ключових ролей в обслуговуванні клієнтів фітнес-клубу займають адміністратори рецепції. Це перша людина, яка зустрічає як потенційних любителів спорту та фітнесу, так і постійних відвідувачів. Мила дівчина з посмішкою завжди привертає увагу та спонукає клієнтів до спілкування, чим самим створює позитивну атмосферу закладу.

Методи пошуку персоналу:

Знайти надійного та ефективного адміністратора- дуже не проста задача. Зараз хотілося б описати стандартну схему пошуку та відбору адмінів, яка вже давно «працює» на фітнес-ринку.

Як правило в існуючих фітнес-клубах пошуком займаються управляючі, старші адміністратори чи керівники відділу продажів. Для пошуку кандидатів використовуються стандартні методики:

• Публікація вакансії на спеціалізованих сайтах ( wok.ua, robota.ua та ін)
• Публікація вакансії у соц мережах ( пост у Facebook або Instargam)
• Оголошення у самому клубі про пошук адміністратора.

Як тільки кандидати починають надсилати резюме, одразу відповідальна особа запрошує претенденток по «одному» на різний час, відводячи на проведення співбесіди плюс-мінус пів години. На самій зустрічі проводиться спілкування з досвіду роботи, особистих якостей та здібностей, уточнення стосовно графіку роботи та функцій.

Як тільки знаходиться більш-менш гідний кандидат- його запрошують на стажування та ставлять у робочий графік вже через декілька днів. Потреба у пошуку та навчанні адміністратора «закривається» упродовдж 5-7 днів.

Така «схема» давно використовується у більшості фітнес-клубах. Але якість таких адміністраторів не завжди відповідає потребам клубу, а результати роботи таких «спеціалістів» часто бувають незадовільні. Але керівники департаменту рецепції не завжди розуміють, що причина плинності кадрів та низької кваліфікації адміністаторів саме через те, що не достатньо уваги було приділено пошуку адміністраторів та їх навчанню.

Давайте розберемося, яким чином можно виправити становище і знайти найкращих спеціалістів не за всі гроші світу.

Тепер давайте порівняємо стандартні методи публікації вакансії та креативний підхід.

Методи публікації вакансій

	Стандартні методи	Не стандартні методи
Публікація вакансії на сайтах пошуку роботи (wok.ua, robota.ua)	Публікація вакансії «Адміністратор у фітнес-клуб»	Публікація вакансії з назвою «Менеджер по роботі з клієнтами» і вже в описі роботи напишіть, що місце роботи- фітнес-клуб. Проявіть креативність у створенні самої публікації, опишіть переваги роботи саме у ВАШОМУ клубі, можливість навчання та розвитку, безкоштовне користування послугами клубу та ін.   Обов’язково напишіть, що можливе навчання, гнучкий графік роботи. Це приверне увагу додаткових кандидатів.
Пошук кандидатів	Пошук кандидатів у розділах «Адміністрація, керівництво середньої ланки» або у «Краса, фітнес, спорт»	Пошук резюме у розділах «Готельно-ресторанний бізнес», «Продажі», «Секретаріат, діловодство», «Роздрібна торгівля», «Фінанси, банк» «Робота для студентів», «Робота без досвіду». Розширюйте коло пошуку серед інших сфер, тому що там можуть бути дівчата без досвіду роботу, які щойно закінчили ВУЗ та ще не мають досвіду роботи у профільній спеціальності.
Публікація вакансії у Facebook	Розміщення посту у стрічці новин про пошук адміністратора	Розміщення вакансії у Facebook. Це не просто пост з текстом, а окрема категорія публікації, де можна описати умови роботи, графік, зп, місце розташування та ін. У такому випадку Facebook буде сам «шукати» спеціалістів і надписати їх анкету (яку ви також самі і створили). Заповнити анкету можна всього у декілька «кліків» та запит прийде одразу у вхідні повідомлення у меседжер. Також ефективно буде запустити таргетинг в Instagram.
Пошук кандидатів серед знайомих	Шукати адміністраторів серед своїх знайомих та друзів	Пошук кандидатів у кадрових агенствах, HR, ректораті ВУЗів (через керівників кафедр тих вищів, що знаходятся недалеко від вас).

Таким чином ми бачимо, що на тих самих каналах пошуку персоналу ми можете використовувати різні інструменти, що може значно покращити результат пошуку та збільшити кількість потенційних кандидатів.

Методи відбору адміністраторів

Як тільки кандидати почали надсилати резюме, одразу починайте формувати базу претендентів. В мінімальний проміжок часу зв’язуйтесь з ними та назначайте дату та точний час співбесіди. Наголошуйте на тому, що із собою необхідно взяти роздрукований варіант резюме. Якщо резюме немає- то в них є час, щоб його написати та принести із собою.

Методи відбору адміністраторів рецепції фітнес-клубу

1 етап Індивідуальна співбесіда

Співбесіди 1 етапу має проводити керівник середньої ланки- менеджер, старший адміністратор чи інша уповноважена особа. Кандидати назначаються із проміжком у 30хв. Сама співбесіда має тривати до 20 хвилин. Якщо кандидат вам підходить, необхідно повідомити, що співбесіда проходить у декілька етапів, тому наступного разу буде зустріч з керівником та виконання практичного завдання. Тому час проведення наступного етапу буде складати від 1-1,5 години.

2 етап Групова співбесіда та виконання практичного завдання

На цей етап ми запрошуємо одразу всіх претендентів, хто успішно пройшов 1 етап. Ідеально, якщо в цей раз прийде 10-12 кандидатів. Із низ половина буде дійсно гідних адміністраторів, інші запрошуються «для кількості» та масовки.

На 2 етапі претендентам необхідно написати тестове або практичне завдання, на написання якого має піти до 30-45 хв. Це може бути написання скрипту першої зустрічі з клієнтом, запитання про «Ідеального адміністратора фітнес-клубу» чи ін. В той час, поки всі пишуть завдання, проходить індивідуальна розмова з керівником в іншій кімнаті чи кабінеті.

За результатами тестування та співбесіди з керівником необхідно обрати до 4 реальних кандидатів та запросити їх на стажування.

Етап стажування

Стажування адміністраторів має проходити протягом 1-2 днів по 2-3 години. На ньому необхідно давати поверхову інформацію стосовно функцій адміністратора, особливостей роботи у фітнес-клубі, можна детально ознайомитися із послугами та прайсом, різновидами групових занять. Таким чином кандидати ознайомляться із основними аспектами роботи клубу, не вдаваючись у подробиці.

Для того, щоб обрати кандидата- адміністратору необхідно провести First Welcome по клубу для керівника. Протягом екскурсії необхідно подивитися, як добре людина засвоїла матеріал, яким чином вона спілкується із потенційними клієнтами та як себе поводить.

Звичайно, протягом етапу стажування не всі кандидати можуть дійти до кінця. Як правило «відпадають» 30-50% . Але результатом такого багатоетапного відбору будуть дійсно ті спеціалісти, які пройшли повноцінний аналіз з різних аспектів, з яким спілкувалися декілька співробітників клубу та дали об’єктивну оцінку потенційному адміністратору. Такий кандидат як правильно цінить свою роботу, адже він пройшов нелегкий шлях відбору і побачив, наскільки серйозною є організація, що так детально підходить до набору персоналу.

Особисто я працюю за принципом «Шукай довго, звільняй швидко!» Така методика дозволяє мені працювати із найкращими спеціалістами, на етапі відбору відсіяти персонал, який підходить до цієї вакансії не серйозно та головне- дозволяє зекономити на заробітній платі спеціаліста. Адже кандидат, який проходить, одразу відчуває, що конкурс на посаду великий і готовий працювати за мінімальний рівень з можливістю збільшення зп в майбутньому. Звичайно, недоліки в цій системі відбору також же, адже час на пошук збільшується. Але якщо врахувати, що ми рідше будемо шукати нових співробітників через низьку плинність кадрів, то краще витратити більше часу 1 раз, а ніж на постійній основі шукати спеціалістів.

Автор: Марина Токарєва

Голова орг комітету REPs Ukraine, член Української Фітнес Асоціації, фітнес-експерт, спеціаліст з відкриття фітнес-клубів, автор навчальних програм та тренінгів.